واحد مديريت اطلاعات سلامت

 


واحد مديريت اطلاعات سلامت :

درعصر تكنولوژي ؛ اطلاعات و اطلاع رساني به عنوان مهم ترين و غني ترين منابع اطلاع رساني مي باشد. مدارك پزشكي بعنوان سوابقي ذي قيمت از فعايتهاي گروه بهداشتي و پزشكي و نشانگر فعاليت كادر بيمارستاني و والاترين و با ارزش ترين راهنما در برنامه ريزي و تصميم گيري مي باشد. از اين رو درك اهميت والاي آن به مثابه توسعه تفكر و بينش اطلاعاتي است.


 

واحد مدیریت اطلاعات سلامت بیمارستان

مسئول واحد : كلثوم خداپرست

تحصيلات : كارشناس مدارك پزشكي

سابقه : 18 سال

تلفن تماس : 32231061- (داخلي 645)

پست الکترونیک : Khodaparastk1[at]mums.ac.ir

 

 

معرفي بخش مدارک پزشکی بيمارستان ام البنین:

واحد مدیریت اطلاعات سلامت  این بیمارستان از 5  واحد تشكيل شده است كه عبارتند از :


١- واحد پذيرش
      
٢- واحد كدگذاري و تحقیقات پزشکی
٣- واحد آمار و آنالیز اطلاعات
 
٤- واحد بايگاني و آرشیو الکترونیک

5- واحد مکاتبات و پاسخگویی به مراجعین 


 اهدافی که واحد مدارک پزشکی تأمین می کند عبارتند از:  


1. به عنوان اساس برنامه ریزی و اطمینان از ادامه مراقبت از بیمار
2.به عنوان ابزار ارتباطی بین پزشکان و دیگر کارکنانی که در مراقبت از بیمار سهیم می باشند.
3.جهت تهیه مدارک مستند از جریان بیماری و درمان
4.به عنوان اساس مطالعه ، بررسی و ارزشیابی
5.جهت کمک و پشتیبانی قانونی از بیمار ، بیمارستان و کارکنان مسئول
6.جهت تهیه اطلاعات برای استفاده در هزینه های درمانی

 

    وظایف واحد مدیریت اطلاعات سلامت  :

-        تجزیه و تحلیل کمی اوراق پرونده و رفع نواقص  آنها طبق دستورالعمل های تعیین شده

-        کدگذاری پرونده های پزشکی با استفاده از کتب ICDو ثبت کدها در سیستم HIS

-        ذخیره و بازیابی اطلاعات مراقبتی بیماران به صورت مکانیزه از طریق سیستم HIS جهت اهداف آموزشی ،پژوهشی ، درمانی ،حقوقی وقضائی ایجاد بستر مناسب در خصوص مبادله اطلاعات الکترونیکی پرونده بیماران  از طریق توسعه واجرای شبکه اسکن و آرشیو الکترونیک

-        همکاری در انجام پژوهشهاي پزشکي در بيمارستان و ساير مراکز علمي

-        اجرای فرآیند و مراقبت امحاء پرونده های بستری بیماران و ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشیو الکترونیک

-        پاسخگويي به مكاتبات:  مراجع قضايي (پزشك قانوني، نظام پزشكي)و ساير ارگان ها

-        واگذاری اطلاعات و پاسخگویی به ارباب رجوع طبق سلسله مراتب قانونی

-        نظارت بر درخواست پرونده از واحدهاي مختلف بيمارستان

-        همكاري درتحويل پرونده جهت امور تحقيقاتي

-        درخواست و نظارت بر تهيه كليه فرمهاي پرونده هاي بيمارستاني

-        تنظيم سيستم كنترل پرونده بيماران بستري

-        شركت در كميته هاي بيمارستاني و عهده دار بودن مسئوليت كميته مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات سلامت بیمارستان

-        همكاري در تجزيه و تحليل كيفي مدارك پزشكي با كميته هاي مربوطه

-        نظارت بر ورود و خروج پرونده ها و تكميل بودن آنها درزمان پذيرش تا ترخيص بيمار

جمع آوری ، تحلیل و ارائه آمار عملکرد بیمارستان به مدیریت بیمارستان جهت استفاده در تصمیم گیری های مدیریتی
 
 

 واحد پذيرش :

پذيرش اولين قسمتي است كه بيمار در بدو ورود به بيمارستان به آنجا مراجعه مي كند و به سوالات متصدی پذیرش در مورد مشخصات فردی و اجتماعی و موقعیت مالی خود پاسخ می دهد و جواب آنها در قسمت اول برگ پذیرش و خلاصه ترخیص که به این امر اختصاص داده شده درج می گردد . برداشت کلی بیمار از بیمارستان در واحد پذیرش شکل می گیرد. به طور كلي هدايت وارتباط بيماران با بخش هاي مختلف را برقرار مي كند به بيان ديگر پذيرش را قلب بيمارستان معرفي مي كنند.
هدف کلی پذیرش شامل : ارائه خدمات پذیرش بیماران به صورت های اورژانسی و غیر اورژانسی
سرپایی و بستری در حیطه مقررات بیمارستانی

 

شرح وظایف کارشناس پذیرش بیمارستان :

-          برخورد مناسب با بیمار و راهنمایی مراجعین جهت ارجاع به واحدها و بخشهای مختلف

-          بررسی مدارک بیماران در زمان پذیرش

-          پذیرش بیماران (بستری ، سرپایی ، اورژانس و تحت نظر )

-          تشکیل پرونده به همراه ثبت دقیق آدرس و مشخصات بیمار از روی مدارک معتبر طبق مقررات ثبت مشخصات هویتی و آدرس آورنده یا همراه بیمار

-          احراز هویت و استحقاق سنجی بیمه

-          اخذ رضایت نامه های لازم در پشت برگ پذیرش طبق قوانین و مقررات

-        ثبت اطلاعات بیمار و شماره دهی پرونده از طریق کامپیوتر و ثبت اطلاعات در کامپیوتر

-        ارسال پرونده ی بیمار به بخش پس از اطمینان از آمادگی پرسنل بخش برای پذیرش بیمار

-        ایجاد ارتباط منطقی با بخش جهت مبادله اطلاعات بیماران

-          انجام امور رایانه ای مربوط به انتقال بیماران از یک بخش به بخش دیگر

-          همکاری و ارتباط نزدیک با پرسنل واحدهای بخش مدارک پزشکی و سایر بخشهای بیمارستان

-          دارا بودن حسن خلق و روابط عمومی بالا برای برقراری ارتباط با ارباب رجوع و پرسنل

-          پیگیری و انجام اموری که از طرف مقام مافوق ابلاغ می شود

 

    مدارك لازم جهت تشكيل پرونده در هنگام بستري :

  • دستور بستري پزشك معالج
  • دفترچه ی بيمه دارای اعتبار
  • شناسنامه وکارت ملی بیمار وهمسر(جهت صدور گواهی ولادت نوزاد الزامی می باشد)
  • اصل آزمايشات وسونوگرافی ها
  • برگه مشاوره بیهوشی
  • لازم به ذکر است برای بیمارانی که نام همسرشان در شناسنامه ثیت نشده و اتباع خارجی همراه داشتن عقدنامه الزامی می باشد.
  • برای پذیرش بیماران الکتیو حضور ورضایت همسر بیمار و خانم های مجرد ( ازدواج نکرده- فوت همسر -جدایی از همسر و...) حضور پدر بیمار الزامی می باشد.
  • دفترچه بيمه بيمار پس از بستري ، در واحد پذيرش خواهد ماند و به واحد حسابداری تحویل می شود تا پس از صدور فرم معرفی نامه و تأييد نماينده بيمه ، تحويل بيمار گردد.
  • مراحل تشکیل پرونده بیماران الکتیو به طور خلاصه بدین ترتیب می باشد  : دارابودن برگه دستور بستری از پزشک معالج ،اخذ فتوکپی از دفترچه بیمار و مدارک شناسائی بیمار وهمسر، تحویل دفترچه وفتوکپی دفترچه به متصدی پذیرش جهت رویت کارشناسان بیمه ، ثیت اطلاعات هویتی وتشکیل پرونده توسط متصدی پذیرش و اخذ رضایتهای لازم از بیمار و همراهی وی، صدور دستبند شناسایی بیمار، تحویل پرونده به بیمار یا همراهی وی وراهنمایی به بخش مربوطه

   

 

 
 

مراحل پذیرش بیمار در بیمارستان : عکس

 
 

واحد بایگانی و آرشیو الکترونیک :


بايگاني متشكل از دو مفهوم سازمان دهي و ذخيره سازي است و بازيابي سريع و آسان در معناي آن مستتر است . بايگاني منبع گرانبهايي براي هر سازمان محسوب مي گردد . درنظام سلامت و مراقبت بهداشتي بايگاني به عنوان حافظه سازمان شناخته شده است.
هدف کلی واحد بایگانی نگهداری سیستماتیک پرونده های پزشکی به نحو قابل دسترسی برای بیماران و سایراستفاده کنندگان مجاز نسبت به اطلاعات پرونده های پزشکی می باشد. دراین بیمارستان در حال حاضر با انجام فرآیند اسکن پرونده های جاری و نیمه جاری توسط کارشناسان فناوری اطلاعات سلامت و ذخیره در نرم افزار آرشیو الکترونیک ، امکان تسریع در پاسخگویی به مکاتبات فراهم شده که از نظر افزایش سطح ایمنی و امنیت نگهداری پرونده ها نیز تاثیر بسزایی خواهد داشت.

 

    شرح وظایف کارشناس واحد کدگذاری و تحقیقات پزشکی :

-          مطالعه دقیق پرونده پزشکی بیماران بستری ، سرپایی و اورژانس جهت تعیین تشخیص اصلی و نوع اقدام

-          کدگذاری صحیح تشخیصهای بیماری ها با استفاده از کتاب طبقه بندی بین المللی بیماریها (ICD-10) و رعایت قوانین ذیربط

-          کدگذاری صحیح اقدامات درمانی و جراحی با استفاده از جلد سوم کتاب طبقه بندی بیماریها (ICD-9-CM) و رعایت قوانین ذیربط

-          کدگذاری صحیح علل خارجی حوادث از جمله تصادفیها با استفاده از کتاب طبقه بندی بین المللی بیماریها (ICD-10) و رعایت قوانین ذیربط

-           کدگذاری صحیح علت اصلی و علل زمینه ای فوت با استفاده از کتاب طبقه بندی بین المللی بیماریها (ICD-10) و رعایت قوانین ذیربط

-          ثبت کد تشخیص نهایی در برنامه ی HISجهت ارسال پرونده به سامانه ی سپاس

-          ثبت سایر کدهای اختصاص داده شده به پرونده در نرم افزار HISو استفاده ازگزارشات کدهای ثبت شده جهت اهداف آماری، تحقیقاتی و پژوهشی

 

واحد مکاتبات و پاسخگویی به مراجعین :
تمامی کارمندان بخش مدیریت اطلاعات سلامت (پرسنل کدگذاری،آمارو بایگانی) پاسخگویی به نامه های مراجع قانونی را جزء وظایف اصلی خود می دانند و کار ارباب رجوع را با سرعت عمل و دقت زیادی انجام می دهند.نامه های وارده ابتدا توسط مدیریت/ریاست بیمارستان جهت اقدام پاراف می گردد و در دبیرخانه شماره گذاری می شود سپس
  ارباب رجوع نامه را جهت اقدام به بخش می آورد  پرسنل پیش نویس نامه را نوشته وجهت پاراف به مدیر ارسال می کنند از صفحات لازم پرونده کپی تهیه می شود با مهر برابر اصل تایید شده همراه با پاسخ نامه داخل پاکت نامه قرارگرفته و پاکت نامه مهرو موم می گردد.

 

واحد آمار و آنالیز اطلاعات :

امروزه آمار به عنوان مهمترین ابزار برنامه ریزی برای آینده و ارزیابی عملکردگذشته و عامل اصلی در تصمیم گیری و مدیریت بوده و از اهمیت ویژه ایی برخوردار است. واحد آمار بیمارستان نیز با استفاده از گزارشات آماری نرم افزار HISو استفاده از آمارهای دستی ثبت شده در بخش ها ، شاخص های مورد لزوم در دو قسمت مراجعین سرپایی و بستری جمع آوری و انالیز می شود . همچنین آمارها به صورت ماهیانه در سامانه های اماری ابلاغ شده ثبت می گردد.