صفحه اصلی بیمارستان ام البنین| پست الکترونیک |سایت قدیم | English  

بيمارستان ام البنين

واحد مدیریت اطلاعات سلامت

 

واحد مدیریت اطلاعات سلامت

 

مسئول واحد : کلثوم خداپرست

میزان تحصیلات و رشته تحصیلی : كارشناس آمار و مدارك پزشكي

تلفن تماس :32231061 داخلي  720 و 645

آدرس پست الکترونیک : khodaparastk1[at]mums.ac.ir

 

 

فعالیت ها ، عنـاویـن، تجـارب و اقـدامـات  خـاص:

- مسئول آمار و مدارک پزشکي بيمارستان ثامن الائمه (ع) چناران در سال هاي 1379-1385 و کارشناس مسئول واحد فناوری اطلاعات سلامت بیمارستان حضرت ام البنین س از سال 1391 تا کنون

- تدوین سالنامه آماری بیمارستان از سال 1379 تا 1391 در بیمارستان های ثامن الائمه ع جناران و ام البنین  س مشهد

- دبیر کمیته تحول نظام سلامت در بیمارستان ام البنین س از سال 1393

- همکاری در اجرای ماده 89 برنامه پنج ساله چهارم و شرکت در کارگاه آموزشی مربوطه در سال1385

- دبیر و رابط کمیته فرهنگی بیمارستان ام البنین س در سال های 1390 و1391 و 1397 تا کنون

- مسئول روابط عمومی بیمارستان ام البنین  س مشهد در سال های 1387 - 1391

- عضویت کمیته تخصصی مدیریت اطلاعات سلامت معاونت درمان دانشگاه علوم پزشکی مشهد از سال 1388تاکنون و تدوین

گزارش عملکرد سالانه کمیته

- آموزش آمار به کارآموزان رشته مدارک پزشکی در سال های 1386- 1388 و مربی کارآموزی از سال 1397 تا کنون

- انتخاب به عنوان کارمند نمونه سال 1383 شبکه بهداشت و درمان شهرستان چناران

- رابط برتر آمار دانشگاه درسال های 1385 و 1395

- عضو  کارگروه تخصصی نیازسنجی آموزش ضمن خدمت کارکنان مدیریت اطلاعات سلامت دانشگاه در سال های 1395 تا کنون

- شرکت در همایش های تخصصی کشوری کارشناسان آمار و مدارک پزشکی درسال های 1384،1385،1392،1382، 1395 و کارگاه اموزشی مرگ کودکان 1-59 ماهه در سال 1385

- همکاری در مقاله بررسی مشکلات سامانه مدیریت آمار و اطلاعات بیمارستانی (آواب) از دیدگاه مسئولین آمار بیمارستان های دانشگاه علوم پزشکی مشهدارائه شده در چهارمین همایش کشوری ارتقاء مدیریت اطلاعات سلامت و نقش آن در اجرای نظام تحول سلامت کشور – خرداد1394

- همکاری در مقاله طراحی چارت سازمانی بخش مدیریت اطلاعات سلامت در بیمارستان ها براساس مطالعه ایی از بیمارستان های دولتی و تامین اجتماعی مشهد و سبزوار- چهارمین همایش کشوری ارتقاء مدیریت اطلاعات سلامت و نقش آن در اجرای نظام تحول سلامت کشور- خرداد 1394

- مشارکت علمی در سومین گرد همایی مسئولین و کارشناسان امار و مدارک پزشکی دانشگاهای علوم پزشکی کشور و همکاری در ارائه تجربه کاری برترراه اندازی کمیته ی تخصصی آمار و مدارک پزشکی استان خراسان رضوی و کسب عنوان تجربه کاری برتر کشوری در سومین همایش مسئولین امار و مدارک پزشکی کشور – تهران – اسفند1392

- همکاری در مقاله ISI مطالعه رضایتمندی بیمار طی36 ماه در مرکز تخصصی آموزشی زنان و زایمان- مجله تحقیقات علمی خاورمیانه- 16 فوریه 2013 (سال 1392)

- راه اندازی پروژه آرشیوالکترونیک پرونده های جاری وثبت این فعالیت به عنوان تجربه کاری موفق درجشنواره  تجارب موفق بیمارستانی وزارت بهداشت درمان و اموزش پزشکی سال 1397

- شروع فرآیند اسکن ، آرشیو و امحای پرونده های پزشکی مطابق قوانین موجود با پشتوانه کارگروهی کارشناسان خبره و متعهد حاضر در واحد و کسب تقدیرنامه به عنوان اولین مرکز دانشگاه در انجام اسکن و آرشیو الکترونیک تمامی پرونده های پزشکی موجود در بیمارستان و انجام این فرآیند در خصوص پرونده های جاری

- عضو یت در کارگروه تخصصی تدوین نرم افزار آرشیو الکترونیک ، طراحی و استانداردسازی فرم های پرونده پزشکی دانشگاه علوم پزشکی مشهد

- همکاری در برگزاری غرفه معرفی بیمارستان در نمایشگاه بین المللی هفته پژوهش استان در سال های 1389و 1390

- همکاری در برگزاری هشتمین همایش کارشناسان مدارک پزشکی استان های خراسان

- تلاش جهت اجرای استاندارد های اعتبار بخشی در واحد مدیریت اطلاعات سلامت در تمام سالهای خدمت

- نمونه اخلاق و حجاب در بیمارستان حضرت ام البنین در سال های 1392 و 1400

- کارمند نمونه بیمارستان حضرت ام البنین س در سال 1398

- مسئول کانون بسیج بیمارستان از سال 1398 تا کنون

 

معرفي بخش مدیریت اطلاعات سلامت:

درعصر تكنولوژي ؛ اطلاعات و اطلاع رساني به عنوان مهم ترين و غني ترين منابع اطلاع رساني مي باشد. مدارك پزشكي بیمار به عنوان سوابقي ذي قيمت از فعاليتهاي گروه بهداشتي و پزشكي و نشانگر فعاليت كادر بيمارستاني و والاترين و با ارزش ترين راهنما در برنامه ريزي و تصميم گيري است ، از اين رو درك اهميت والاي آن به مثابه توسعه تفكر و بينش اطلاعاتي می باشد .


واحد مدیریت اطلاعات سلامت این بیمارستان از 8 واحد  زیر مجموعه تشكيل شده است كه عبارتند از :

١- واحد پذيرش    بیماران (سرپایی ، بستری ، اورژانس)  
٢- واحد كدگذاري و تحقیقات پزشکی
٣- واحد آمار و آنالیز اطلاعات 
٤- واحد بايگاني ، اسکن و آرشیو الکترونیک

۵- واحد مکاتبات و پاسخگویی به مراجعین

6- واحد بررسی کمی و کیفی پرونده

7- واحد ایستگاه پاد

8- واحد نسخه نویسی الکترونیک

 

 اهدافی که واحد مدیریت اطلاعات سلامت تأمین می کند عبارتند از:

1 . به عنوان اساس برنامه ریزی و اطمینان از ادامه مراقبت از بیمار
٢.به عنوان ابزار ارتباطی بین پزشکان و دیگر کارکنانی که در مراقبت از بیمار سهیم می باشند.
٣.جهت تهیه مدارک مستند از جریان بیماری و درمان
۴.به عنوان اساس مطالعه ، بررسی و ارزشیابی
۵.جهت کمک و پشتیبانی قانونی از بیمار ، بیمارستان و کارکنان مسئول
۶.جهت تهیه اطلاعات برای استفاده در هزینه های درمانی

 

  شرح وظایف کارشناس مسئول واحد فناوری اطلاعات سلامت :

 - رسیدگی و نظارت به امور نیروی انسانی بخش تحت نظرخود از قبیل برنامه كاری كاركنان، پیگیری در جهت جذب نیروی

- انسانی متخصص و به كارگیری آنها در رديف های جذب شده اختصا صی، پیگیری تامین نیروی انسانی در واحد مربوطه ، توانمندسازی و نیازسنجی دوره های آموزشی مورد نیاز پرستل زير مجموعه با در نظر گرفتن حقوق كاركنان و اصول اخلاقی

- پاسخگويی به مشكلات مراجعین واحدهای تحت سرپرستی از نحوه عملكرد و برخورد پرسنل با اطلاع از حقوق بیمار

- ارائه گزارش مشكلات بخش مديريت اطلاعات سلامت و كمبودها (نقاط ضعف) به مسئولین مافوق و تلاش در جهت رفع آنها

- اطلاع ر سانی و نظارت بر اجرا و پیگیری تمامی د ستورالعمل های وا صله از مدير مافوق به كلیه مسئولین و پر سنل واحدهای تحت سرپرستی

- مديريت گردآوری، ذخیره سازی، دسترسی، استفاده، اشتراک گذاری، پردازش و تحلیل نهايی آنها

- مديريت سیستم اطلاعات سلامت ،مشاركت و همكاری در ارزيابی و پیاده سازی سیستمهای اطلاعات سلامت

- اجرای ستجه های اعتباربخشی در واحد تحت سرپرستی (خط مشی و رويه ها،فرايندها، شاخص های عملكردی و بهبود(

- مشاركت و همكاری در اجرای مطالعات پژوهشی در حیطه مديريت اطلاعات سلامت- پیاده سازی اصول استاندارد؛ برنامه های بهبود كیفیت، ممیزی ها؛ اخرين روش های علمی در بخش مديريت اطلاعات سلامت

- شركت در جلسات و كمیته های بیمارستانی و عهده دار بودن مسئولیت كمیته مديريت اطلاعات سلامت و فناوری اطلاعات

- بیمارستان و ارائه گزارشات و پیگیری اجرای مصوبات

- شركت در دوره های آموزشی شغلی و دوره های بهبود مديريت ،به منظور افزايش مهارت های شغلی

- مشاركت در اموزش دانشجويان رشته فناوری اطلاعات سالامت راهنمايی كارآموزان رشته فناوری اطلاعات سلامت

- نظارت بر عملكرد مسئولین واحد های زير مجموعه مديريت اطلاعات سلامت (پذيرش ، آمار ، بايگانی ، اسکن و آرشیو الکترونیک، ايستگاه پاد ، مكاتبات ، بررسی کمی و کیفی پرونده وكدگذاری )

- ارزيابی مستمر فرآيندهای جاری سیستم و ارائه راهكارهای مناسب جهت ارتقاء مستمر فرآيندها

- مديريت طراحی ، ا صلاح و برآورد فرم های مدارک پزشكی در بیمار ستان با همكاری كمیته مديريت اطلاعات سلامت و فناوری اطلاعات

- ارزيابی عملكرد كاركنان در واحدهای تحت سرپرستی بر اساس معیارهای تعريف شده به منظور اجرای سیستم تشويق و تنبیه و ايجاد انگیزه

- پیگیری و تلاش در جهت پیاده سازی جديدترين تكنولوژی ها و فناوری ها در بخش مديريت اطلاعات سلامت

- نظارت بر ورود و خروج پرونده ها و تكمیل بودن آنها در زمان پذيرش تا ترخیص بیمار

- نظارت بر نحوه پاسخگويی به شكايات قانونی و مكاتبات مدارک پزشكی

- بررسی و تحقیق درباره بهبود فرم های مدارک پزشكی،روش های كار، فضا و امكانات و تجهیزات بخش مدیریت اطلاعات سلامت

- درخواست و نظارت بر تهیه كلیه فرم های پرونده های بیمارستانی

- همكاری در تجزيه و تحلیل كیفی مدارک پزشكی با كمیته های مربوطه

- نظارت بر درخواست پرونده از واحدهای مختلف بیمارستان

- شركت در برنامه های آموزشی- تحقیقاتی و مطالعه آخرين پیشرفت ها در زمینه شغلی

- همكاری در تحويل پرونده جهت امور تحقیقاتی پزشكان و دانشجويان

- بررسی آمار عملكرد و گزارش اقدامات واحد مربوطه به صورت ماهیانه جهت ارائه به مقام مافوق

- آموزش تئوری و عملی افراد تحت سرپرستی

- نظارت در رعايت نظم و انضباط اداری پرسنل

- تهیه برنامه كشیك پرسنل و محاسبه ساعت اضافه كار ، كارانه پرسنل تحت سرپرستی به صورت ماهیانه و مدون

- ارزشیابی پرسنلی سالیانه و ماهیانه كاركنان تحت پوشش

- برنامه ريزی ، تقسیم كار و در صورت مرخصی جايگزينی نیرو در واحد مربوطه

- نظارت بر عمكرد و نحوه برخورد كاركنان تحت پوشش

- ثبت وگزارش كلیه امور واحد مربوطه به مسئولین ذيربط شامل درخواست ها ، وقايع غیر مترقبه ، حوادث ، كمبودها و نقايص

- ارائه روش های بهینه جهت آموزش و انتقال مفاهیم كاربردی انفور ماتیك در پزشكی

- طراحی روش های اجرايی حفاظت از اطلاعات خصوصی بیماران

- فراهم سازی زمینه برقراری و تداوم ارتباط و همكاری بین مراكز ارائه دهنده خدمات بهداشتی درمانی

- اجراء و پیاده سازی و نظارت بر استانداردهای اعتبار بخشی در واحد فناوری اطلاعات سلامت

- پیگیری و درصورت لزوم اجرای فرآيند امحاء پرونده های بالینی باستناد جديد ترين بخشنامه های موجود

- تهیه وتنظیم خط و مشی وروش های كاری بخش فناوری اطلاعات سلامت و نظارت بر اجرای صحیح ومناسب خط ومشی

   وروش های كاری واحد

- پیاده سازی سیستم بايگانی متناسب با نیاز واحد ، ازجمله حجم بايگانی، تعدادپذيرش، ترخیص و درخواست پرونده

 

واحد پذيرش :
پذيرش اولين قسمتي است كه بيمار در بدو ورود به بيمارستان به آنجا مراجعه مي كند و به سوالات متصدی پذیرش در مورد مشخصات فردی و اجتماعی و موقعیت مالی خود پاسخ می دهد و جواب آنها در قسمت اول برگ پذیرش و خلاصه ترخیص که به این امر اختصاص داده شده درج می گردد . برداشت کلی بیمار از بیمارستان در واحد پذیرش شکل می گیرد. به طور كلي هدايت وارتباط بيماران با بخش هاي مختلف را برقرار مي كند به بيان ديگر پذيرش را قلب بيمارستان معرفي مي كنند.
هدف کلی پذیرش شامل : ارائه خدمات پذیرش بیماران به صورت های اورژانسی و غیر اورژانسی ‚ سرپایی و بستری در حیطه مقررات بیمارستانی

 

شرح وظایف کارشناس پذیرش بیمارستان :

- پذيرش بیماران بستری ، سرپايی و اورژانس برا ساس د ستورالعمل های مشخص شده و تشكیل پرونده برای بیماران و ثبت

- اطلاعات دموگرافیك بیماران بستری و سرپايی در نرم افزار HIS

- احراز هويت بیمار با ا ستفاده از مدارک شنا سايی معتبرو استفاده از سامانه ثبت احوال در جستجوی كد ملی و احراز هويت والصاق تصاوير مدارک هويتی به پرونده بیمار

- اطلاع و اجرای اخرين قوانین و دستورالعمل ها شامل انواع بیمه، بیمه های طرف قرارداد مركز درمانی و رعايت قوانین و

- دستورالعمل های ابلاغ شده

- اخذ رضايت نامه هنگام پذيرش بیمار بر اساس قوانین دولتی و دستورالعمل های وزارت بهداشت

- ساماندهی، نوبت دهی و راهنمايی بیماران جهت ويزيت ، پذيرش و بستری بیمار در بخش مربوطه

- برقراری ارتباط موثر با بیمار و همراهی وی ضمن پاسخگويی و راهنمايی با رعايت منشور حقوق بیمار

- كار با نرم افزارهای كاربردی مانند آفیس و نیز سامانه های مرتبط مانندHIS

- استحقاق سنجی و اخذ شناسه HIDدر تمام بیماران اعم از بیمه ، آزاد ، اتباع، نوزاد و ... در موارد بستری

- اخذ شناسه يكتا و استحقاق سنجی بیماران سرپايی دارای بیمه

- استفاده از شماره دهی سريال يونیت در بیماران بستری مجدد

- همكاری مناسب در پوشش شیفت های پذيرش در صورت نیاز واحد و رعايت نظم و انضباط اداری

- شركت در دوره های آموزشی شغلی به منظور افزايش مهارتهای شغلی

- پیگیری امور محوله از سوی مافوق

 

  مدارك لازم جهت تشكيل پرونده در هنگام بستري :

- دستور بستري پزشك معالج

- کپی کارت/ دفترچه بيمه دارای اعتبار

- شناسنامه وکارت ملی بیمار وهمسر(جهت صدور گواهی ولادت نوزاد الزامی می باشد)

- اصل آزمايشات وسونوگرافی ها

- برگه مشاوره بیهوشی

- لازم به ذکر است برای بیمارانی که نام همسرشان در شناسنامه ثیت نشده و اتباع خارجی همراه داشتن عقدنامه الزامی می باشد.

- برای پذیرش بیماران الکتیو حضور ورضایت همسر بیمار و خانم های مجرد ( ازدواج نکرده- فوت همسر -جدایی از همسر و...) حضور پدر بیمار الزامی می باشد.

- مراحل تشکیل پرونده بیماران الکتیو به طور خلاصه بدین ترتیب می باشد  : دارابودن برگه دستور بستری از پزشک معالج ،اخذ فتوکپی از دفترچه بیمار و مدارک شناسائی بیمار وهمسر، تحویل دفترچه وفتوکپی دفترچه به متصدی پذیرش جهت رویت کارشناسان بیمه ، ثیت اطلاعات هویتی وتشکیل پرونده توسط متصدی پذیرش و اخذ رضایت های لازم از بیمار و همراهی وی، صدور دستبند شناسایی بیمار، تحویل پرونده به بیمار یا همراهی وی وراهنمایی به بخش مربوطه

- مراحل پذیرش در بیمارستان طبق فلوچارت ذیل انجام می شود.

فلوچارت پذیرش                      

  واحد بایگانی ، اسکن و  آرشیو الکترونیک :

بايگاني متشكل از دو مفهوم سازمان دهي و ذخيره سازي است و بازيابي سريع و آسان در معناي آن مستتر است . بايگاني منبع گرانبهايي براي هر سازمان محسوب مي گردد . درنظام سلامت و مراقبت بهداشتي بايگاني به عنوان حافظه سازمان شناخته شده است.
هدف کلی واحد بایگانی نگهداری سیستماتیک پرونده های پزشکی به نحو قابل دسترسی برای بیماران و سایراستفاده کنندگان مجاز نسبت به اطلاعات پرونده های پزشکی می باشد. دراین بیمارستان در حال حاضر با انجام فرآیند اسکن پرونده های جاری و نیمه جاری توسط کارشناسان فناوری اطلاعات سلامت و ذخیره در نرم افزار آرشیو الکترونیک ، امکان تسریع در پاسخگویی به مکاتبات فراهم شده که از نظر افزایش سطح ایمنی و امنیت نگهداری پرونده ها نیز تاثیر بسزایی خواهد داشت.

به لطف خدای متعال وهمت کارگروه مشترکی از اعضای کمیته تخصصی مدیریت اطلاعات سلامت معاونت درمان و مهندسین واحد HIS مرکز ITدانشگاه علوم پزشکی مشهد ، نرم افزار آرشیو الکترونیک پرونده بیماران بستری با قابلیت لینک به برنامه HISو فراخوان اطلاعات بیمار از این برنامه طراحی و پیاده سازی شد.در نیمه دوم سال 1395 با پیگیری های مکرر مدیریت محترم بیمارستان تجهیزات سخت افزاری مورد نیاز ازجمله سرور ، اسکنر و کامپیوتر خریداری گردید.

کار با این نرم افزار و قوانین و دستورالعمل های موجود در خصوص امحای پرونده بیماران به پرسنل واحد مدیریت اطلاعات سلامت آموزش داده شد و فرآیند مزبور با پرونده های مشمول قانون امحا ، اسکن و بارگذاری در این نرم افزار شروع شد.

در حال حاضر پرونده های جاری بیماران پس از تحویل به واحد مدیریت اطلاعات سلامت توسط پرسنل این واحد اوراق ابقایی و امحایی تفکیک و مرتب سازی شده و سپس توسط کارشناسان واحد مجدد بررسی و در نرم افزار آرشیو الکترونیک اسکن و بارگذاری می گردد.

از جمله فواید مهم پیاده سازی این طرح در خصوص پرونده های جاری ؛ می توان به تسریع دسترسی به اسناد در مکاتبات اداری و قانونی ، مکاتبات گواهی ولادت و افزایش رضایتمندی با پاسخگویی سریعتر به درخواست مدارک پزشکی بیماران جهت ادامه درمان و یا درخواست مطالعه اوراق مهم پرونده توسط پزشک معالج و همچنین مدیریت فضای فیزیکی اشاره نمود.

علاوه بر موارد فوق ایجاد زمینه تبادل الکترونیکی اسناد با سایر مراکز درمانی و سازمانهای ذیربط من جمله بیمه ها نیز می تواند از مزایای آرشیو الکترونیک پرونده های جاری بوده که البته دست یافتن به این مهم نیاز به فراهم شدن زیرساخت هایی ازجمله ارتقای نرم افزار موجود ، حضور تیم ثابت تخصصی جهت اسکن و آرشیو ، مستندسازی دقیق و به هنگام از سوی مستندسازان بالینی و فراهم نمودن ملزومات قانونی می باشد و مطمئنا حرکت به سمت الکترونیکی شدن اسناد ، علاوه بر صرفه جویی در منابع مصرفی ، در مطالعات پژوهشی و آمار نیز کاربرد به سزایی خواهد داشت.

 

شرح وظایف کارشناس بایگانی ،اسکن و آرشیو الکترونیک:

- ساماندهی درونی پرونده ها و آماده سازی جهت اسكن و آرشیو و جدا نمودن اوراق اضافی و مرتب سازی اوراق پرونده پزشكی بر اساس روش استاندارد

- بررسی كمی پرونده های رسیده به واحد بايگانی و آماده سازی آنها جهت فايلینگ ( پوشه نمودن پرونده براساس كالركدينگ)و ثبت شماره پرونده های جاری نرسیده در دفتر بايگانی

- ذخیره سازی و بازيابی اطلاعات پرونده های پزشكی و دقت در فايل نمودن صحیح پرونده و انجام امور بايگانی پرونده ها

    براساس روش تعیین شده

- بازيابی و تحويل پرونده های پزشكی از بايگانی به درخواست كننده (محققین و پزشكان معالج و و دانشجويان پزشكی ،

  بخشهای درمانی، واحد مكاتبات قانونی و ... ) طبق قوانین و دستورالعمل تحويل پرونده پزشكی و حفظ محرمانگی آنها

- پیگیری پرونده های ار سال نشده به بايگانی پس از طی مدت زمانی قانونی وكنترل سه ماه پرونده های نر سیده به بايگانی و اعلام از طريق اتوماسیون اداری

- نظارت بر جابه جايی پرونده ها و ثبت خروج پرونده از واحد با انجام مراحل صحیح و درج امضاء تحويل گیرنده و پیگیری عودت

   به بايگانی تا پايان شیفت همان روز و دريافت روزانه پرونده های كنسلی از پذيرش وكنترل آنها

- مديريت بايگانی پرونده های راكد و امحا پرونده های پزشكی بر اساس قوانین امحا و دستورالعمل های سازمان اسناد ملی

- آشنايی با روش های محافظت و رعايت امنیت فیزيكی پرونده ها در فضای بايگانی

- كنترل و تحويل پرونده ها از واحد حسابداری از طريق برنامه HIS

- شركت در دوره های آموزشی شغلی به منظور افزايش مهارتهای شغلی

- به كا رگیری روش های اطفاء حريق و نحوه كار با ابزار مربوطه و اطمینان از سالم بودن تجهیزات مرتبط

- مشاركت در تحقیقات كاربردی در عرصه نظام سالمت در شغل مربوطه

- آشنايی با قوانین و دستورالعمل های ابلاغ شده و رعايت آنها و پیگیری امور محوله از سوی مافوق

- كنترل و مطابقت پروند ه های ورودی به واحد مديريت اطلاعات سلامت با فهرست بیماران پذيرش شده و تحويل پرونده

    هادرقسمت بايگانی نرم افزار HIS

- شناسايی و تسلط بر قوانین امحا و دستورالعمل های سازمان اسناد ملی

- كنترل اطلاعات پرونده با سامانه ی آرشیو و ذخیره اطلاعات

- كنترل فرم هايی كه بايد ا سكن شوند( فرم های ابقايی ) و جدا سازی دوخت ها از فرم ها جهت پیشگیری از آ سیب به

  دستگاه اسكنر

- اسكن نمودن فرم ها و كنترل مجدد جهت حصول اطمینان از كامل بودن اسكن فرم ها

- ذخیره فرم های اسكن شده در نرم افزار آرشیو الكترونیك و جاي گذاری در سربرگ تعريف شده در سامانه

- كنترل دوره ايی جهت اطمینان از كامل بودن پرونده های اسكن و آرشیو شده

- بررسی گزارشات نرم افزار آرشیو الكترونیك و پیگیری خطاهای احتمالی

- ارائه پیشنهادات جهت ارتقای نرم افزار و گزارش خطاهای احتمالی

- تكمیل لیست پرونده های امحايی و ابقايی و ارائه به مسئول واحد

- شماره گذاری و تهیه لیست اسناد امحايی جهت پیگیری اخذ مجوز امحا توسط مسئول واحد

 

واحد کدگذاری و تحقیقات پزشکی :

با اطلاع از اصطلاحات پزشکی و بیماری شنماسی و بررسی پرونده و کدگذاری دقیق و ثبت در سامانه ، امکان استفاده از کدهای ثبت شده در گزارشات آماری و تحقیقات پزشکی فراهم می گردد.

 

شرح وظایف کارشناس واحد کدگذاری و تحقیقات پزشکی

 - بررسی پرونده پزشكی جهت تعیین تشخیص اصلی ، اقدامات و اعمال جراحی و تخصیص كد به انها براساس آخرين

    سیستمهای طبقه بندی ICD شناخته شده جهانی و ثبت در فرم پذيرش و نرم افزارهای مرتبط

- كمك به محققین و پژوهشگران مراجعه كننده بر اساس كدهای ثبت شده با رعايت اصول محرمانگی اطلاعات و مشاركت در

- مطالعات تحقیقاتی متخصصان بالینی

- كدگذاری پرونده بیماران فوت شده و تخصیص كد علل مرگ در فرم گواهی فوت با استفاده ازICD 10 و ثبت در نرم افزار مرگ

    و میر

- ارائه گزارشات آماری بالینی و تخصصی به افراد مجاز

- مشاركت در برنامه های بهبود كیفیت، ممیزی ها و مطالعات پژوهشی مبتنی بر داده های پرونده پزشكی

- استفاده از كد گذاری در پزشكی و روش های نوين ذخیره سازی و بازيابی داده های پزشكی

- شركت در دوره های آموزشی شغلی به منظور افزايش مهارت های شغلی

- مشاركت در تحقیقات كاربردی در عرصه نظام سلامت در شغل مربوطه

- همكاری و مشاركت در يكسان سازی كدهای استخراج شده

 

واحد مکاتبات و پاسخگویی به مراجعین :


تمامی کارمندان بخش مدیریت اطلاعات سلامت (پرسنل کدگذاری،آمارو بایگانی) پاسخگویی به نامه های مراجع قانونی را جزء وظایف اصلی خود می دانند و کار ارباب رجوع را با سرعت عمل و دقت زیادی انجام می دهند.نامه های وارده ابتدا توسط مدیریت/ریاست بیمارستان جهت اقدام پاراف می گردد و در دبیرخانه شماره گذاری می شود سپس ارباب رجوع نامه را جهت اقدام به بخش می آورد پرسنل پیش نویس نامه را از طریق اتوماسیون اداری تهیه وجهت پاراف به مدیربیمارستان  ارسال می کنند . درصورت نیاز به تهیه کپی از مدارک بالینی بیمار کپی تهیه می شود ،با مهر برابر اصل تایید شده همراه با پاسخ نامه داخل پاکت نامه قرارگرفته و پاکت نامه مهرو موم می گردد.

جهت پاسخگویی به مکاتبات ؛ ارائه مدرک شناسایی معتبر( کارت ملی / شناسنامه ) توسط ارباب رجوع الزامی است و به افراد مجاز پاسخگویی در ساعات اداری انجام می شود.

 

واحد آمارو آنالیز اطلاعات:

امروزه آمار به عنوان مهمترین ابزار برنامه ریزی برای آینده و ارزیابی عملکردگذشته و عامل اصلی در تصمیم گیری و مدیریت بوده و از اهمیت ویژه ایی برخوردار است. واحد آمار بیمارستان نیز با استفاده از گزارشات آماری نرم افزار HISو استفاده از آمارهای دستی ثبت شده در بخش ها ، شاخص های مورد لزوم در دو قسمت مراجعین سرپایی و بستری جمع آوری و انالیز می شود . همچنین آمارها به صورت ماهیانه در سامانه های اماری ابلاغ شده ثبت می گردد.

 

شرح وظایف کارشناس واحد آمار و آنالیز اطلاعات:

  • تهیه و تنظیم آمار روزانه، ماهانه و سالیانه از بیماران بستری، سرپايی و فوت شدگان بر اساس فرم های آماری به تفكیك بخش ها و واحدهای سازمانی
  • كار با نرم افزارهای آماری مانند اكسل و SPSS
  • تلاش درجهت گردآوری داده ها- پردازش- تحلیل اطالعات بهداشتی و درمانی
  • ثبت و كنترل اطلاعات در سامانه های اختصاصی آماری ابلاغ شده از سوی دانشگاه/ وزارت متبوع
  • استخراج گزارش های مورد نیاز ازHIS
  • محاسبه شاخص های آماری و ارائه گزارشات تحلیلی از آمارهای گردآوری شده به مسئولین و مراجع ذيصلاح
  • شركت در دوره های آموزشی شغلی به منظور افزايش مهارت های شغلی
  • رعايت قوانین و دستورالعمل های ابلاغ شده و پیگیری امور محوله از سوی مافوق
  • تحقیق در زمینه كاربرد روش های نوين ذخیره و بازيابی داده های پزشكی جهت بهینه سازی سیستم های تصمیم گیری در حوزه
  • بهداشت و درمان ،بومی سازی استاندارد ها و پروتكل های فن آوری اطالعات سالمت در جهت ارتقای سیستمهای بهداشت و

درمان

  • ارائه گزارشات آماری بالینی و تخصصی به افراد مجاز

 

و احد بررسی کمی و کیفی پرونده:

هدف  استراتژيکي : رسيدگي به اوراق پرونده بيمار قبل و بعد از ترخيص به منظور بهبود کیفیت مستندات پرونده بالینی بیمار

شرح وظایف کارشناس واحد آمار و آنالیز اطلاعات:

  • نظارت بر كنترل و رفع نواقص پرونده های پزشكی حداكثر ظرف مدت 14 روز پس ازترخیص و ارائه بازخورد اشکالات مستندسازی به واحدهای ذیربط از طریق شرکت در جلسات مورنینگ ، حضور در جلسات درون بخشی بخش های درمانی ، اتوماسیون اداری و ...
  • پیگیری اجرای فرآیند طراحی اوراق در بیمارستان و طراحی سايرفر م های بیمارستانی مورد نیاز ،علاوه بر 18 برگ اصلی پرونده از طريق مصوبات كمیته مدیریت اطلاعات سلامت بیمارستان و كمیته تخصصی معاونت درمان
  • پیگیری اجرای دستورالعمل استاندارد مستندسازی و سایر بخشنامه های ابلاغی در این حوزه و به کارگیری فرآیندهای کنترلی در راستای کاهش نواقص مستندسازی و پیگیری موارد نقص و خطاهای قابل رفع به بخش های مربوطه
  • بررسی كیفیت مستندات پرونده از لحاظ كامل ، خوانا و معتبر بودن پرونده هاو پیگیری تكمیل يا اصلاح آن ها از طريق ارتباط مستمر با مستندسازان
  • پیگیری و احیای اطلاعات پروند ه های مفقود شده وآسیب ديده در صورت بروز موارد
  • نظارت بربازبینی پرونده های بالینی از جهت خوانا بودن مندرجات و كامل بودن محتوای پرونده و رعايت ترتیب قرارگرفتن در پرونده ها براساس مصوبات كمیته مدارک پزشكی و فناوری اطلاعات
  • تنظیم چك لیست ممیزی كلیه اوراق پرونده در زمان ترخیص
  • كنترل كمی وكیفی پرونده ها و كنترل حفظ اصول مستند سازی و پیگیری رفع نقص كیفی و كمی پرونده های بیماران
  • تغییر و اصلاح مشخصات هويتی بیمار در صورت نیاز مطابق بخشنامه و فرم ابلاغ شده
  • بررسی ساماندهی اسناد و رعايت اصول مربوطه و كنترل فرم های مهم در اسكن و آرشیو الكترونیك
  • آموزش اصول استاندارد مستندسازی به پزشكان و پرسنل مستندساز جديدالورود و اطلاع رسانی مداوم دستورالعمل های

استاندارد مستندسازی از طريق برگزاری جلسات ، اتوماسیون اداری و ... وتهيه پمفلت آموزشی در خصوص چگونگي و نحوه مستند سازي جهت پزشکان ، پرستاران و ماماها

  • فعالیت مستمر درکمیته مدیریت اطلاعات سلامت وپایش داده های پرونده در راستای اجرای اقدامات اصلاحی
  • ثبت نواقص پرونده های پزشکی درسامانه اطلاعات بیمارستان

 

 و احد ایستگاه پاد (پزشکی از راه دور)

   پزشکی از راه دور دارای کاربردهای بسیار متعددی می باشد. از جمله کاربردهای پزشکی از راه دور می‌توان به ارایه خدمات پزشکی به نقاط محروم و دور دست با هدف، ارایه خدمات عادلانه پزشکی حتی به مناطق دور دست و روستایی اشاره كرد. کاربرد دیگر پزشکی از راه دور ارایه خدمات سلامت به افرادی است که در منزل هستند و امکان حرکت آنها وجود ندارد و یا بسیار دشوار می باشد.
در موارد مذکور، با استفاده از فناوری ارتباطات، خدمات پزشکی از بیمارستان یا کلینیک به منزل انتقال می‌یابد. مثال دیگر، امکان برقراری مشاوره راه دور بین پزشکان متخصص می‌باشد، به طوری که متخصصین می‌توانند از راه دور در مورد یک بیمار، تصاویر رادیولوژی، تشخیص بیماری و نیز پروتکل‌های درمانی با یکدیگر به بحث و تبادل نظر بپردازند. در نهایت، هدف از بکارگیری پزشکی از راه دور ارایه عادلانه خدمات بهداشتی و درمانی و آموزشی می‌باشد. همچنین، کاهش سفرها و ارجاعات غیر ضروری از دیگر اهداف مهم آن می‌باشد. کاهش هزینه‌ها از دیگر مزایای خدمات پزشکی از راه دور است.
نکته بسیار مهم در مورد پزشکی از راه دور که باید به آن پرداخت، این است که گاهي بسیاری از مدیران حوزه سلامت این روش ارایه خدمت را يك مساله بسیار هزینه‌بر و گران در نظر مي‌گيرند. بسیاری از افراد نیز آن را فانتزی و مخصوص کشورهای توسعه یافته می‌دانند و به طور کلی، پزشکی از راه دور را موضوعي کاملا مرتبط با فناوری می‌دانند. در حالیکه، پزشکی از راه دور الزاما درباره فناوری نیست و عمدتا ارایه خدمت مورد توجه و اهمیت می‌باشد. شکی نیست، در مواردی به صرف هزینه گزاف برای خرید تجهیزات پزشکی از راه دور نیاز است، اما در بسیاري از موارد، می‌توان خدمات بسیار با ارزشی را با کمترین هزینه ارایه کرد. به عنوان مثال، ارایه خدمات از راه دور برای بیماری‌های پوست صرفا مستلزم یک دوربین ساده و یک خط اینترنت معمولی است. یا ارایه خدمات روانپزشکی از راه دور گاهي با یک رابط تصویری ویدیویی بسیار ساده و ارزان و یک خط اینترنت معمولی قابل انجام می‌باشند.
لذا، لزوما برقراری خدمات پزشکی از راه دور گران قیمت نيست و با زیرساخت‌های فعلی کشورمان به راحتی در بسیاری از موارد قابل انجام می‌باشد. در حقیقت، خواست و تمایل مدیران ارشد و یا میانی حوزه سلامت برای ارایه خدمت از راه دور یک شرط و اصل بسیار مهم است و ملزومات مخابراتی و فناوری مسایلی است که در گام‌های بعدی قابل حل می‌باشند. بسیار مهم است که در ذهن داشته باشیم "پزشکی از راه دور درباره خدمت است، نه درباره فناوری گرچه فناوری از ملزومات آن می‌باشد".

 

کاربرد های پزشکی از راه دور

پزشکی از راه دور (Telemedicine)  به معنای ارایه خدمات تشخیصی،  درمانی و آموزشی  در شرايطي است که بین ارایه‌دهنده خدمت و گیرنده خدمت از نقطه نظر زمان و مکان فاصله وجود داشته باشد و این فاصله از طريق فناوری اطلاعات و ارتباطات مرتفع گردد. ارایه خدمت می‌تواند به دو صورت همزمان (Synchronous)  یا غیر همزمان(Asynchronous)  انجام گیرد،  که به ترتیب  بلادرنگ (Real-Time) و ذخیره وارسال(Store and Forward)  هم ناميده مي‌شوند. واژه های دیگری هم در این حوزه مورد استفاده قرار می‌گیرند،  مانند سلامت از ره دور(Telehealth)  که می‌تواند معنای جامع‌تری نسبت به  پزشکی از راه دور داشته باشد و مشاوره از راه دور، در حوزه‌های بهداشت و پیشگیری را نیز در بر بگيرد.
طي دو دهه اخیر، پزشکی از راه دور پیشرفت و توسعه قابل توجهی در بسیار از کشورهای جهان داشته است، بطوری که نه تنها بسیاری از کشورهای توسعه یافته به صورت روتین از این روش ارایه خدمت استفاده می‌نمایند، بلکه بسیاری از کشورهای در حال توسعه مانند هند،  پاکستان و برزیل نیز توسعه شگرفی داشته‌اند. به تدریج، پزشکی از راه دور از حالت ارایه خدمات عمومی به صورت ارایه خدمات تخصصی پزشکی نیز تکامل یافته است به طوری که  شاخه‌های تخصصی متعددی مانندTeleradiology ، Telecardiology، Teledermatology و Teleneurology نيز بوجود آمده و در حال توسعه می‌باشند.

 

ضرورت راه اندازی خدمات سلامت از راه دور در دوره بحران کووید ١٩:

  • امکان مشاوره از راه دور بین پزشکان شاغل در مناطق دور با مراکز تخصصی و فوق تخصصی برای بحث و تبادل نظر در مورد وضعیت بیماران یا افراد مشکوک به کرونا
  • امکان مشاوره و پرسیدن سوال از طرف افرادی که علایم بیماری را دارند و به مشاوره راه دور با پزشک نیاز دارند
  • امکان مشاوره برای پروتکل‌های تشخیصی و درمانی بین متخصصین درباره بیماری و تصمیم‌گیری برای ادامه روند درمان بیماران
  • امکان پیگیری بیماران پس از ترخیص و عدم نیاز به حضور و مراجعه مجدد بیماران
  • استفاده از پزشکی از راه دور برای سایر بیمارانی که نیاز به حضور منظم در مطب‌ها، کلینیک و بیمارستان دارند زيرا حضور بیماران، مخصوصا بیماران دارای مشکلات سیستم ایمنی، می‌تواند بسیار خطرناک و تهدید کننده باشد.
  • لذا مزایای استفاده از خدمات پزشکی از راه دور یا تله‌مدیسین می تواند در دو گروه کلی قرار گیرد:
  • کمک به تشخیص و درمان و پیگیری بیماران مشکوک یا مبتلا به کرونا
  • کمک به بیماران غیرکرونایی که نیاز به مراجعه و پیگیری منظم بیماری دارند، مانند بیماران دارای دیابت

شرح وظایف کارشناس ایستگاه پزشکی از راه دور:

  • حضور مداوم در ایستگاه و نظارت بر تجهیزات اتاق پزشکی از راه دور و اطمینان از عملکرد درست تجهیزات.
  • آشنایی کامل با تجهیزات ایستگاه و نحوه کارکرد هریک از تجهیزات و نحوه خطایابی و رفع مشکل تجهیزات در صورت لزوم.
  • تهیه تقویم حضور پزشکان در ایستگاه پزشکی از راه دور از منشی گروه ها به تفکیک گروه های تخصصی و بر اساس فایل مرجع.
  • بررسی سامانه سپاد9 به جهت مشاهده درخواست های مشاوره ی ثبت شده.
  • برقراری تماس با کارشناس ایستگاه مبدا/مرجع جهت هماهنگی برای ارائه مشاوره.
  • هماهنگی با پزشک برای زمانبندی حضور ایشان در ایستگاه جهت ارائه یا دریافت مشورت.
  • آموزش پزشک در مورد فرآیند و نحوه ارائه مشورت.
  • بارگذاری اسناد و مدارک مورد نیاز جهت مشاوره از راه دور در سامانه سپاد.
  • نظارت بر فرآیند ارائه مشورت تا پایان و ارسال برگه مشاوره به ایستگاه درخواست کننده مشورت.

 

 و احد نسخه نویسی الکترونیک :

همزمان با اجرای نسخه نویسی الکترونیک ؛ مراحل اجرای فرآیند گام به گام با آموزش و اطلاع رسانی به پزشکان و  گروه های مرتبط در این بیمارستان انجام گردید. در حال حاضر به همت تیم مدیریتی ، پزشکان و  کارکنان بیمارستان ثبت نسخ به صورت الکترونیک، بیمارستان  تخصصی زنان ام البنین(س) به صد درصد رسیده است . از جمله مزایای اجرای این طرح می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • حذف دفترچه های درمانی و نسخه های کاغذی گام مهمی در جهت جلوگیری از هدر رفت منابع و دسترسی آسان تر بیماران به خدمات درمانی محسوب می شود.
  • با اجرایی شدن این طرح بیماران در سطح مراکز درمانی می توانند با کارت ملی خود ویزیت شوند.
  • تمامی اقدامات مورد نیاز جهت بیماران توسط سیستم الکترونیک انجام خواهد شد و بیماران نیازی به ثبت خدمات در دفترچه درمانی نخواهند داشت.

 

شرح وظایف واحد نسخه نویسی الکترونیک:

  • شرکت فعال در جلسات آموزشی مرتبط با نسخه نویسی و نسخه پیچی الکترونیک
  • پیگیری ثبت نام پزشکان بیمارستان در سامانه های بیمه ی  تامین اجتماعی و بیمه سلامت
  • پیگیری مشکلات در خصوص  ثبت نام پزشکان اعم از (مدارک ناقص و ....)
  • آموزش  نسخه نویسی الکترونیک در سامانه های بیمه سلامت و تامین اجتماعی به پزشکان بیمارستان و واحدهای مرتبط من جمله واحد های  پاراکلینیک
  • تلاش در جهت رفع مشکلات پزشکان  هنگام نسخه نویسی و مکاتبات  لازم در جهت رفع مشکلات
  • پاسخگویی و رفع مشکلات  واحد های پاراکلینیک  در مورد نسخه پیچی  الکترونیک
  • اطلاع رسانی و آموزش در مورد تغییراتی که در سامانه های بیمه سلامت و تامین اجتماعی ایجاد می شود
  • ارائه گزارشات مربوط به مشکلات  پزشکان و   واحد های پاراکلینیک به معاونت محترم درمان و  سازمان های محترم بیمه
  • ارائه پیشنهادات در جهت رفع و همچنین ارتقا سامانه های بیمه سلامت و تامین اجتماعی  به سازمان های محترم بیمه و معاونت محترم درمان
  • گزارش گیری ماهیانه در مورد تعداد نسخ ثبت شده  در  دو سامانه بیمه سلامت و تامین اجتماعی  و  تطبیق با  HISبیمارستان
  • انجام پیگیری های لازم در صورت عدم تطابق نسخ های ثبت شده با  سامانه HIS بیمارستان